Préparation AG ordinaire Octobre 2014

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Chez qui ?

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Préparation AG ordinaire Octobre 2014

Message par Erda le Mar 26 Aoû - 17:58

Coucou les Loups ! (Oh yeah- oh yeah !)

L'assemblée générale ordinaire se tiendra dans la Yaute, le sondage directement dans ce post permettra de déterminer chez qui, car nous avons deux lieux au choix, et nous avons un Doodle pour la date et l'heure : PAR ICI POUR CHOISIR (l'année dernière c'était le 20)

L'ordre du jour ci-joint est une proposition. Nous avons déjà amorcé la réflexion sur pas mal de points, l'AG devra être le jour des décisions, nous procéderons à des votes sur des idées arrêtées. Et sur des points tout de même assez importants. Je demanderai donc à chaque personne qui ne peut être là :
- soit d'envoyer une procuration à la personne de son choix.
- soit de se tenir disponible près du téléphone pour répondre par SMS ou appel
Est-ce que cela vous va ?


  • Voir : qu'est-ce qu'une procuration de vote et que doit-on y dire ?


Proposition d'ordre du jour :


  • Refonte du bureau


Le poste de trésorier est vacant, et si possible, la transmission non-officielle des documents est à pourvoir avant le 15 septembre.

Une solution qui a été envisagée est la reprise du poste par Annabelle, qui confierait le poste de secrétaire à Susie. Je vous laisse réfléchir sur cette possibilité (qui n'est pas non plus la solution ultime compte tenu des priorités pour Susie!)

Miel se propose également au poste de secrétaire

Nous devrons procéder à un vote, si vous vous proposez vous pouvez déjà l'annoncer pour que nous puissions déjà vous envoyer des documents (j'ai notamment une montagne de relevés de comptes qu'il serait plus juste de confier au trésorier).


  • Nom de la troupe


Le désir a été manifesté de changer de nom. « Les Loups de Midgard » a été proposé. D'autres idées sont les bienvenues pour que, quitte à changer, chacun s'y retrouve dans l'identité que nous nous donnerons.
Nous procéderons à un vote pour répartir les différents avis. Changer de nom, c'est – attention – rompre avec une identité, mais aussi... changer d'adresse mail, de nom facebook, de nom de forum, de site... beaucoup de choses à refondre !
On ne pourra pas se le permettre beaucoup de fois dans la carrière de notre troupe. Si un changement de nom est adopté, je pense que ce sera celui définitif. Nous pouvons très bien aussi garder le nom actuel selon l'issue des votes.


  • Adhésions


Miette veut à nouveau ré-adhérer. Si nous recevons sa lettre de motivation d'ici là, sa candidature sera examinée ensemble.


  • Cas des membres qui ne participent ni à la vie associative ni aux médiévales


- Adrien n'a toujours pas cotisé. Faudra-il le relancer pour 2015 ?
- Guillaume Ithall = même pas de nouvelles
- Mélissa = pareil, sauf qu'elle avait notre site à charge. On rappelle, on relance ou ou oublie ?


  • Com & Internet


Pouvoir distribuer des cartes de visite est souhaitable =) un truc tout simple avec le nom de la compagnie, son logo et une adresse mail serait idéal. (Bien sûr, après le changement de nom de la troupe s'il y a lieu ; pour ne pas trop embrouiller les esprits...)
Je souhaite proposer quelques visuels différents qui feront l'identité, la charte graphique Internet et com papier, car jusque-là nous avons quelques éléments éparpillés, aucun n° de couleur et aucun nom de police typographique. Nous pourrons décider ce jour-là ce qui vous convient le mieux.

Site internet : compte tenu de l'indisponibilité ou du manque de bonne volonté de Mélissa, nous avons exprimé la dernière fois l'éventualité de laisser tomber le financement du site, qui nous coûte une trentaine d'euros par an pour rien.

Nous pouvons nous faire un blog. Je connais bien la plateforme Blogger et aussi Canalblog mais je la trouve moins pratique (y'a souvent des soucis de serveur aussi). Wordpress est apparemment très simple à apprendre, Nico s'y connaît ainsi qu'Annabelle ; et leur acheter un nom de domaine ne revient qu'à une quinzaine d'euros l'année.

Nous pouvons aussi développer le forum. Je n'ai jamais trop pris le temps de l'ouvrir au public mais c'est tout à fait possible :
- en étayant le contenu (articles de reconstitution dans la partie publique bienvenus)
nous pouvons changer son nom de domaine à la con pour autre chose qu'on choisit , mais ça m'a l'air d'un micmac foireux, je vous laisse juge du moyen de paiement :





(Ce sont des captures d'écran du panneau d'administration).

- en lui faisant un petit relooking, pour un visuel efficace, propre et sobre mais à nos couleurs. Je me propose, jusque-là, je n'avais fait que les boutons pour voir s'il y a de nouveaux messages (j'attendais les talents de graphiste de Nolwenn). (j'ai commencé, la largeur du forum et la bannière ont changé c'est normal).

Possibilité d'inviter les personnes sur face de bouc à nous rejoindre en leur donnant l'adresse, je ne leur donnerai simplement pas l'accès à la partie privée.


  • Médiévales 2015


Proposez celles dont vous avez entendu parler et qui vous font envie !! =D
Je propose un équilibre Isère-Savoie sachant que tout le monde n'est pas obligé de tout faire, pour d'évidentes questions de disponibilités et de budget.

Propositions saison 2015 dans l'ordre approximatif de déroulement des med :

  • La Roche sur Foron (74) à Noël : 1h et demie de prestation autour du 20 décembre, effectif réduit & protégé du froid.
  • Bressieux (38) : autour du 3 mai - VOIR LE FACEBOOK - à expérimenter ! C'est une jolie ruine XIIè siècle près de Grenoble côté Nord Isère, où j'ai déjà eu l'occasion de jouer au Trollball. Je sais pas à quoi ressemble la med' parce que j'ai été malade et n'ai pas pu y aller cette année -_-
  • Andilly (74) : 1er et 2nd week ends de Juin (OU FIN MAI dates encore non définies)
  • Alby sur Chéran (74), début juin : sera-on cette année digne d'être parmi les troupes invitées ? :p VOIR SITE DE LA MAIRIE - je pense qu'il faut aller vers eux et se rendre aux rdv de bénévoles dès que possible.
  • St Pierre de Curtille (73) : début juillet OU mi-juillet environ
  • Theys (38) : mêmes dimensions que Curtille environ, micro-médiévale toute mimi dans un joli cadre.  http://theyspatrimoine.blogspot.fr/
  • St Antoine l'Abbaye (38) : autour du 10 août - 2è fois que j'y vais en visiteur, si on se démerde bien on peut peut-être avoir une gâche dans cette jolie cité médiévale avec une abbaye magnifique ! Site : http://www.saint-antoine-labbaye.fr/
  • St Jean d'Aulps (74) : autour du 25 août, la question de la relance ne se pose même pas tellement je pense qu'on est tous d'accord sur le fait de vouloir la refaire ^^
  • Allinges (74): ?
  • Conflans (74) : ?
  • Crolles/Montfort (38) : ?
  • Crémieu (38): autour du 15 septembre - Nord-Isère, très belle ville médiévale (avec une bonne brasserie n'est-ce pas Guillaume =P ), dossier à envoyer assez tôt


PLUS ON EN DEMANDE plus on a de chances d'être pris ! Je rappelle qu'il n'est pas obligatoire de participer à toutes, si vous ne le voulez ou pouvez pas ce n'est pas grave foncièrement. Si vous rencontrez des orgas et nouez des contacts, n'hésitez pas à remplir l'agenda qui va se constituer et en parler au secrétaire !


  • Le devenir de la grande tente


Pour s'en débarasser, nous avions envisagé plusieurs solutions :
- La revendre en entier. Mais elle est en mauvais état, son prix serait estimé à maximum 200€.
- Réutiliser la toile, qui se trouve difficilement, ainsi que les planches, pour créer une tente plus petite
- Revendre la toile (Alexis semblait intéressé !) prix à fixer... Je ne sais pas pour combien il y en a eu mais au moins une centaine d'euros ne serait pas du luxe
- Réutiliser le bois des planches pour se faire du mobilier (des bancs ?)

Option de Susie :

Sunhild a écrit:Je participe à un GN viking fin novembre surement en tant que Volga ou soigneuse, ça reste a voir. J'ai un rôle solo in extremis: ouf!

Bref j'ai une requete, en discutaillant avec l'orga' il a capter que l'histo, que l'asso, etc... de fil facebook de l'asso en paroles du style "t'as ton saxe? pas mal. Mais en plus t'as ta tente? Waaaaaa et ton brasero? (ou parceque novembre hein) waaaaaaaaaaaaa" il se trouve que l'orga pourrait être interresé pour emprunter voir ACHETER la grande tente ENTIERE. Donc j'ai dis "a voir jsuis pas seule, bientôt le ting"

Ma question est la suivante et pourra etre débatue (ou pas) lors de l'AG:

effectue on du pret/location de grande tente? auvent?
(en terme de relations, je trouve ça bien, sachant que les GNistes sont très souvent médiévistes, après ça nécessite assez peu de travail car avec un bon "contrat de location" photos à l'appuie et un chèque de caution béton on fait des merveilles, il va de soi que la logistique transport est a leurs frais, etc et que je serai sur place)

On leur prete s'ils achetent au moins un brasero? jsais pas...


  • Re-vote du règlement


Une mise à jour du règlement a été proposée. Merci de venir en discuter au préalable (cliquez pour accéder au sujet) avant de procéder à un vote pour adopter ou rejeter la mise à jour.


Voilà voilà j'attends dans vos réponses des propositions de points supplémentaires, des candidatures pour le bureau, des idées de nom de troupe...


Dernière édition par Erda le Mer 24 Sep - 22:23, édité 7 fois

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Re: Préparation AG ordinaire Octobre 2014

Message par Sigrid le Mar 26 Aoû - 20:11

Ah c'est toi qui m'as fait planter mon beau et long messages de la dernière fois grrr ^^

Sinon pour les quelques points à réfléchir d'ici l'AG.
Peut t-on me réexpliquer le travail de la secrétaire ? Comme dit a Aziliz et Antho, le poste de trésorière je ne saurais pas m'en occuper, je n'ai jamais fait de chèque ni de paperasse et je ne me sens pas capable de le faire. Du coup peut être à voir pour le poste de secrétaire.
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Re: Préparation AG ordinaire Octobre 2014

Message par Erda le Mer 27 Aoû - 0:25

Eh bien le rôle de secrétaire, c'est, mine de rien, le principal de l'association. Je pense qu'il faut avoir des qualités de communication et de rédaction (pas de fautes d'orthographe ! C'est essentiel, qualités rédactionnelles exigées...), et des facilités pour aller naturellement vers les personnes : envoyer un mail "tout à l'avenant", passer des coups de fil sans peur pour engager les structures à nous "embaucher".. répondre rapidement, ect.
C'est la personne qui démarche, par mail et par téléphone, les "zorgas" pour dégoter des manifestations médiévales. Donc, qui est aussi disponible pour eux.
Normalement, c'est elle qui s'acquitte de l'ordre du jour et du compte-rendu détaillé des réunions (cela dit j'avoue bien aimer ces obligations).
Une communication optimale est recommandée entre le président et le secrétaire, car leurs postes de voix/représentation auprès des organismes se recoupent. Actuellement, nous vérifions par exemple, Annabelle et moi, la messagerie des Loups nomades et répondons selon le ressenti aux sollicitations.
Je ne saurai décrire plus le poste, si ce n'est que la proximité est un plus pour des questions de documents signés par le bureau, bien que ce ne soit pas essentiel.

Pour décrire le poste de trésorier... en fait, il est plus simple ! Il s'agit d'avoir les documents d'entrée et sortie des finances : ce qu'on nous paye et ce qu'on dépense. D'encaisser des chèques ou les signer, voire de faire des virements : donc, se rendre à la banque (nous allons très prochainement changer, les opérations seront facilitées).
Chaque opération de remboursement réclame un justificatif : facture ou ticket de caisse. Sans quoi aucun remboursement n'est possible. C'est donc un rôle très pragmatique qui fonctionne moins au ressenti que le poste de secrétaire, mais plus de façon "oui, nous pouvons payer" ou "grattez-vous, nous n'avons pas les sous". Les décisions et avis sont tranchés en fonction des finances disponibles et dépenses prévues à moyen ou long terme.

Les deux ont des obligations : l'un c'est de la compta avec de la paperasse à entasser de façon très pragmatique, l'autre, c'est dans la communication, la finesse, la diplomatie... peu de traçabilité et plus de compétences "humaines".

Et pour le message je n'y suis pour rien ^^' si tu fais 'retour en arrière' ou une autre fausse manip', effectivement ça efface le message...

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Re: Préparation AG ordinaire Octobre 2014

Message par Sigrid le Mer 27 Aoû - 4:42

Merci pour ces explications, je pense que je suis plus capable d'être secrétaire que trésorière en tout cas le poste m'intéresse un peu plus. Du coup je me dis pourquoi pas après c'est sûr que la proximité reste un plus.
Donc mot de la fin, je lance ma candidature pour le poste de secrétaire à voté pendant l'AG.
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Re: Préparation AG ordinaire Octobre 2014

Message par Aziliz le Mer 27 Aoû - 8:38

Juste une petite précision concernant l'AG, je serai en stage à ce moment-là, du coup je n'aurai la connaissance de mon planning que lorsque j'aurai trouvé ce stage ( captain obvious m'habite ). C'est en bonne voie, j'ai déjà deux entretiens de prévu, mais il faudra attendre pour que je puisse donner mes disponibilités. u_n
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Re: Préparation AG ordinaire Octobre 2014

Message par Erda le Mer 27 Aoû - 10:45

Oki, ben c'est la vie, ch'est normal :3 et je te souhaite de trouver un stage, of course, c'est important.
J'ai fait un édit' dans le premier post pour mettre à jour le max d'informations sur le calendrier 2015. Enjoy !
Si jamais ça se fait chez vous, on est invités à faire une "banc-party" en tronçonnant les planches de la grande tente ? \o/

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Re: Préparation AG ordinaire Octobre 2014

Message par Ranulf le Jeu 28 Aoû - 15:01

Erda a écrit:

  • Andilly (74) : 1er et 2nd week ends de Juin (OU FIN MAI dates encore non définies)

 
Je pense que c'est plus simple de dire que c'est le week-end de Pentecôte + celui qui suit ^^
Et du coup ça définit directement la date, sans se tromper Wink

Un autre petite chose aussi, je viens de voir qu'il y a des membres qui ont quittés l'asso qui sont encore dans les membres sur le fofo, je propose donc une petite mise à jour des membres sur le fofo ^^

Et sur ce, à bientôt tout le monde =)
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Re: Préparation AG ordinaire Octobre 2014

Message par Erda le Jeu 28 Aoû - 16:22

Ils sont membres (why not !) mais plus du groupe qui a l'accès privé Smile
(C'est pas con, je connais pas les dates des fêtes religieuses en ce qui me concerne, sauf Noël... je saurais même pas te dire quand est Pâques).

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Re: Préparation AG ordinaire Octobre 2014

Message par Ranulf le Jeu 28 Aoû - 22:29

Bah en fait, Andilly se cale exprès sur ces dates là, moi j'y suis pour rien x)

Et niveau dates religieuses je les connais juste si elle sont fériées ^^
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Re: Préparation AG ordinaire Octobre 2014

Message par Sunhilde le Sam 20 Sep - 12:15

Nous on a que le 11 dispo! Sad

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Re: Préparation AG ordinaire Octobre 2014

Message par Erda le Sam 20 Sep - 12:39

Jusque-là ça corrobore aussi les disponibilités de Sigrid et Ranulf, et je suis dispo également (: reste à voir pour Anthoziliz & Loreleï...

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Re: Préparation AG ordinaire Octobre 2014

Message par Lóreley le Sam 20 Sep - 13:30

Je suis désolée en ce moment c'est le chaos total pour moi avec.le soucis au boulot je ne sais pas du tout quand je serai libre puisque je suis encore sous contrat jusqu'à nouvel ordre et donc théoriquement prise les dimanche et lundi...

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Re: Préparation AG ordinaire Octobre 2014

Message par Lóreley le Sam 20 Sep - 13:36

Donc disons que le 11 est bon pour moi mais que je dois revenr le soir obligatoirement !
Désolée pour ce long temps de réponse c'est toit bizarre ces temps ci pour moi et j'avais la tête ailleurs

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Re: Préparation AG ordinaire Octobre 2014

Message par Sigrid le Sam 20 Sep - 14:34

Aïe, j'ai un petit changement de programme.
Il me semble que vous avez tous entendu parler de la web-série Kaliderson, et depuis Saint-jean-d'aulps et Crémieu j'ai beaucoup sympathisé avec David qui fait parti de la réalisation de cette série.
Et ils ont invité un maximum de personnes médiévistes pour la scène de la prise du chateau d'Avully (vers Allinges, Thonon) et le tournage de cette scène ce fait le 11 Octobre.

Du coup je ne sais pas trop quoi faire pour ce jour là, parce que j'aimerai beaucoup pouvoir participer aux tournage pour voir comment cela fonctionne et pour l'ambiance mais en meme temps c'est L'AG et c'est quand meme très important.
Donc voilà je ne sais pas encore trop quoi en penser, en sachant que l'on peut il me semble décaler l'AG sur un autre moi, ce qui m'éviterai de faire un choix compliquée ^^ (Egoïste =P)

Enfin voilà à voir prochainement comment l'AG se goupille plus précisément.
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Re: Préparation AG ordinaire Octobre 2014

Message par Sunhilde le Dim 21 Sep - 22:17

Du coup, on a négocier on peut bouger au 18 ou 19 mais il faut le savoir rapidement!!!

Après si Miss Loreline ne peut pas autrement que le 11, je resterai sur cette date (11).

Parce que le tournage je comprend que ça te botte Sigrid, mais en même temps il y aura d'autres épisodes non? Et il est de fait que l'AG soit en octobre donc NON on commence pas a changer une institution, à moins que ce ne soit soumis a descision du groupe. L'AG c'est pas "quand même très important" c'est notre "ting", si tu pense viking ce serai le déshonneur de ne pas y assister...
Donc voilà je te donne mon avis puisque tu en parle après ce que tu en fera...


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Re: Préparation AG ordinaire Octobre 2014

Message par Lóreley le Lun 22 Sep - 8:52

Du moment que c'est un samedi, j'ai largement plus de chances d'être là donc c'est bon pour moi !

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Re: Préparation AG ordinaire Octobre 2014

Message par Sigrid le Lun 22 Sep - 16:25

C'était pour ça que je voulais savoir étant donné que la date de l'AG n'a toujours pas été fixée ni choisi.
Et il est clair que l'AG reste la priorité mais c'est sure que je vais rater un bon moment dans un belle endroit que je ne connais pas, après certes il y aura d'autre tournage mais moins "imposant" qu'une prise de château.
Voilà.
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Re: Préparation AG ordinaire Octobre 2014

Message par Erda le Lun 22 Sep - 18:34

Je ne peux pas t'aiguiller Miel, car chacun range ses priorités comme il le sent. Néanmoins, le 11 semble arranger le plus de monde (y compris Susie qui peut la laissée bloquée) et donc pour moi c'est la date que je retiendrais, à choisir.
C'est dans moins d'un mois...!
Et les votes du lieu vont à Ayze.

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Re: Préparation AG ordinaire Octobre 2014

Message par Aziliz le Lun 22 Sep - 19:57

Bon ! J'ai trouvé un stage, mais mon planning n'est pas encore fixé, vu que je dois le faire avec l'équipe le premier mardi de mon stage... Donc je vais me débrouiller pour demander à ne pas travailler le 11, mais il faut que ceux qui ont posé une option dessus soient sûrs et certains de venir, parce que je ne pourrais sûrement pas négocier d'autre date. Si c'est bon pour tout le monde, c'est avec plaisir que j'organise cette AG chez nous, et oui Hermance on pourra couper les planches, mais ce sera à la scie lol. ^^
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Re: Préparation AG ordinaire Octobre 2014

Message par Sunhilde le Lun 22 Sep - 21:57

Je répète on à bloquer le 11 mais devant la "demande " de Sigrid on peut aussi le 18 tant que l'on decide rapidement. Scie electrique + manuelle de notre côté. Bises!

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Re: Préparation AG ordinaire Octobre 2014

Message par Erda le Sam 27 Sep - 18:55

Par la force des Voix de Tous, je déclare le Thing annuel des Loups Nomades prendre place le 11 octobre chez Aziliz et Antho !

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